Une situation complexe pour le manager
Le confinement actuel pousse les organisations à développer le télétravail. Le manager poursuit son activité ainsi que l’animation de son équipe à distance. Par conséquent, il se tourne tout naturellement vers les outils digitaux comme la visio conférence. Cet outil réunit à nouveau l’équipe, l’image atténuant la virtualité de la situation. La première quinzaine de confinement montre que manager à distance est encore plus difficile.
Les difficultés observées à distance
Les managers et leurs collaborateurs rencontrent de nombreuses difficultés lors des réunions en visio conférence. Voilà ce que j’ai pu entendre depuis 15 jours :
- interventions trop longues
- prises de paroles simultanées, parole coupée, écoute faible
- absence de réflexions préalables, manque de temps
- retrait ou silence de certaines personnes
- interactions faibles
- absence de visualisation des idées principales
- fatigue significative et gêne face à l’écran
La faute de la distance ?
L’éloignement géographique et physique est assurément une difficulté de plus. Reste donc à savoir si la méconnaissance des outils digitaux est le véritable problème ou simplement un facteur aggravant.
En effet, une difficulté est liée à une cause immédiate et bien souvent à une autre raison plus lointaine. La difficulté immédiate est digitale : elle nécessite un changement pour le manager par l’habitude (développer la pratique) et par une formation et des conseils sur les outils qu’il va proposer.
Prendre soin de votre équipe
Qui n’a jamais entendu « manager c’est prévoir ! » Dans prévoir, il y a aussi comment vous prenez soin de votre équipe. Il n’y a donc ici aucune différence avec une pratique habituelle dans les organisations. Si ce n’est peut-être d’être encore plus attentif avant, pendant et après les temps où vous réunissez « virtuellement » votre équipe.
Essayez de passer d’une posture de manager expert à une posture de manager ressource au service de votre collectif ! Votre rôle est-il de contribuer et de décider ou plutôt de créer les conditions pour que votre collectif travaille avec un niveau d’activité suffisant, des relations de qualité et des outils pour structurer sa réflexion ?
Préparer vos animations !
Je vous propose de préparer vos réunions grâce à l’outil Sens-Processus-Contenu afin de répondre à trois questions : pourquoi faire, comment le faire et le contenu de ce qu’on fait ?
Sens : pourquoi je propose cette réunion, quels sont les objectifs et qu’est ce que j’attends des participants ?
Processus : que faut-il prévoir au niveau de la durée, du nombre et de la qualité des participants, les outils nécessaires (digitaux et autres), le déroulement, les pauses, les rôles de chacun, etc. ?
Contenu : quels sont les sujets à instruire pour répondre à l’objectif et faciliter le travail du collectif ? Que faut-il avant de rentrer dans le vif du sujet : accueillir chacun, partager les informations nécessaires, vérifier le bon usage des outils ? Que faudra t-il avant de finir la réunion : synthèse, idées forces, temps de décision ou pas, annoncer la suite, « se quitter » convenablement.
Enfin, veillez à ce qu’il y ait une cohérence entre le sens, les processus proposés et les grandes lignes des contenus attendus. Vos processus sont-ils au service du sens de la réunion. Le contenu proposé pourra t-il être instruit avec les processus prévus ? Etc………..
Que retenir pour manager à distance ?
Vous pouvez facilement imaginer qu’il vous faudra encore plus préparer votre réunion et prendre de la hauteur sur ce qui se passe en direct. Soyez donc attentif au respect du sens et des processus. Au final, cherchez à faciliter le travail de votre équipe. C’est une question avant tout de posture, certes digitalisée, mais de posture quand même !
N’hésitez pas à réagir (ci dessous) à cet article ou à me contacter pour envisager comment vous accompagner avec Happy Talents : Facilitation & coaching. Si vous souhaitez vous former, retrouvez-moi chez Didascalis pour devenir « Facilitateur de l’Intelligence Collective« .
Bon courage à tous dans cette période si difficile où l’incertitude et la complexité sont au niveau le plus haut ! L’intelligence collective sera mise à rude épreuve et sera aussi la solution.